Annonces — attestations de lecture

Le module répond à une obligation bien connue des employeurs suisses : prouver qu'un collaborateur a reçu et pris connaissance d'un document. Règlement du personnel, directives de sécurité, charte informatique, politique de protection des données, annonce de direction : tout ce qui doit être lu — et dont la lecture doit pouvoir être démontrée.

• Chaque collaborateur a deux onglets sous Moi : À lire — ses documents en attente avec leur échéance, le PDF lu dans l'application, l'attestation et l'historique de ses attestations — et Bibliothèque, les documents qui le concernent, consultables en tout temps.
• Le responsable du module ajoute, sous Gestion, les onglets Campagnes et Documents : il gère la bibliothèque à diffuser (catégories, versions, archivage), lance des campagnes de lecture ciblées, suit qui a ouvert et qui a approuvé, relance les retardataires et exporte le suivi en CSV.

Quand une campagne de lecture vous concerne, vous êtes notifié dans l'application et par e-mail. Le document apparaît dans votre liste « À lire », avec l'échéance fixée par votre entreprise et un badge si vous êtes en retard.

L'ouverture est tracée

Le PDF s'ouvre directement dans l'application — pas besoin de le télécharger. Dès la première ouverture, ILYGO enregistre la date : c'est la première brique de la preuve, distincte de l'approbation. Impossible d'attester sans avoir ouvert le document.

« J'ai lu et j'approuve »

Une fois le document ouvert, le bouton d'attestation devient actif. Pour les campagnes qui exigent une approbation (le cas habituel), la confirmation est renforcée : vous re-saisissez votre prénom et nom, exactement comme sur votre profil — le même geste qu'une signature simple sur un devis. Ce petit effort volontaire donne à l'attestation tout son poids : personne ne pourra dire qu'il a « cliqué sans faire exprès ».

1. 1Ouvrez Annonces → À lire depuis la colonne de gauche : vos documents s'affichent avec leur échéance.
2. 2Cliquez sur un document : le PDF s'ouvre dans l'application (l'ouverture est enregistrée).
3. 3Lisez, puis cliquez sur « J'ai lu et j'approuve ».
4. 4Confirmez en re-saisissant votre prénom et nom — l'attestation est enregistrée, horodatée, définitive.

Mes attestations et la bibliothèque

Votre historique « Mes attestations » conserve chaque approbation : le document, sa version, la date et l'empreinte du document (l'empreinte SHA-256 du PDF, figée au moment de votre attestation). Vous pouvez ainsi démontrer, des années plus tard, exactement quel contenu vous avez approuvé. L'onglet Bibliothèque vous donne accès en tout temps à la dernière version des documents qui vous concernent — pratique pour relire le règlement sans fouiller ses e-mails.

Côté confidentialité : vous ne voyez que vos propres attestations. Le tableau de suivi complet est réservé au responsable du module et aux administrateurs.

Tout part de l'onglet Documents — la bibliothèque à diffuser : vous y déposez vos documents en PDF (jusqu'à 25 Mo par fichier), avec un titre, une description et une catégorie libre (Règlements, Sécurité, Qualité…) pour garder de l'ordre. Dès le dépôt, ILYGO calcule l'empreinte SHA-256 du fichier — c'est elle qui sera figée sur chaque attestation.

Versions et archivage

Un document évolue ? Déposez une nouvelle version : le nouveau PDF est relié à l'ancien et le numéro de version s'incrémente — l'historique reste complet, rien ne s'écrase. L'archivage retire un document obsolète de la circulation (plus de nouvelle campagne possible, il disparaît de la bibliothèque des collaborateurs), mais conserve le PDF et toutes les attestations : c'est la preuve, elle ne se supprime jamais.

C'est la campagne qui déclenche les lectures. Vous choisissez le document (dans sa version du moment), rédigez un message d'accompagnement, fixez une échéance et décidez si une approbation est exigée — c'est-à-dire l'attestation renforcée avec re-saisie du nom, et pas seulement une lecture.

Le public ciblé

Vous visez exactement les bonnes personnes, en combinant plusieurs cibles : tout le monde, un ou plusieurs rôles, des équipes, des départements ou des personnes nommées. La directive « travail en hauteur » part aux équipes de chantier, le règlement du personnel part à tout le monde.

Chaque campagne a son tableau de suivi, personne par personne : notifié, ouvert, approuvé, en retard — avec les compteurs globaux en tête. Vous voyez immédiatement qui bloque.

Relances manuelles et automatiques

Le bouton « Relancer les retardataires » notifie en un clic tous ceux qui n'ont pas encore attesté. Et pour les campagnes avec échéance, ILYGO relance tout seul : un rappel à J-3 avant l'échéance, un autre quand l'échéance est dépassée, puis au plus une fois par semaine tant que l'attestation manque. Personne n'est harcelé, personne n'est oublié. Une campagne sans échéance ne relance jamais automatiquement — c'est vous qui décidez.

Export CSV et clôture

L'export CSV restitue tout le suivi — une ligne par personne, avec les horodatages — précédé d'un en-tête qui identifie le document, sa version et son empreinte SHA-256 : le fichier se suffit à lui-même pour un audit ou un dossier. La clôture fige la campagne (plus d'attestation possible) sans rien effacer : le suivi et les attestations restent consultables.

Dupliquer = re-demander

La duplication est la re-demande : elle crée une nouvelle campagne en brouillon, pré-remplie (titre, message, exigence d'approbation, public), pointant automatiquement la dernière version du document — vous re-posez simplement l'échéance. Nouvelle version du règlement ? Tout le monde re-lit et re-atteste, sans tout re-saisir. C'est aussi la bonne manière d'organiser une re-lecture périodique, par exemple annuelle.

Une attestation ne vaut que par ce qu'elle permet de démontrer. Pour chaque « J'ai lu et j'approuve », ILYGO enregistre :

• l'horodatage précis de l'attestation — et, séparément, celui de la première ouverture du document ;
• le nom saisi par le collaborateur au moment de confirmer (la re-saisie du prénom et nom) ;
• l'adresse IP et le navigateur utilisés ;
• la version du document et son empreinte SHA-256, figées à l'instant de l'attestation — la garantie que le PDF approuvé est bit pour bit celui que vous produirez plus tard ;
• une entrée dans le journal d'audit infalsifiable de votre espace : chaque événement y est chaîné au précédent, si bien qu'aucune ligne ne peut être modifiée ou supprimée après coup sans que cela se voie.

La preuve est donc double : l'attestation elle-même, et sa trace dans la chaîne d'audit. C'est le même niveau de preuve que la signature électronique simple (SES) utilisée pour les devis — largement suffisant pour un règlement interne, une directive ou une charte, où il s'agit de démontrer la prise de connaissance, pas de conclure un contrat soumis à la forme écrite qualifiée.

• Les e-mails de notification et de relance respectent le réglage « Envoyer automatiquement les e-mails » de votre espace (Administration → Entreprise) : s'il est désactivé, les notifications in-app continuent de fonctionner, aucun e-mail ne part.
• Les attestations sont conservées même après l'archivage du document ou la clôture de la campagne — elles ne sont jamais supprimées.
• Le tableau de suivi est réservé au responsable du module et aux administrateurs ; chaque collaborateur ne voit que ses propres attestations.
• Le format accepté est le PDF uniquement (25 Mo max) : une bibliothèque homogène, lisible par tous, sans logiciel à installer.